12. Bölüm - Karar Vermeyi Geliştirme

Karar Verme ve Bilgi Sistemleri

İşletmelerde karar verme yönetim ile sınırlıydı. Bilgi sistemlerinin bilgiyi işletmenin alt düzeyleri için de kullanılabilir yapmasıyla günümüzde düşük düzeyde çalışanlar da kendi kararlarını verebilmektedirler. Fakat en iyi kararı vermek ne demektir? İşletmelerde ve diğer organizasyonlarda karar verme nasıl gerçekleşir?

Geliştirilen Karar Vermenin İşletme Değeri

Daha iyi karar vermenin işletme için parasal değeri nedir? Yan tarafta görülen tabloda, yaklaşık 140 çalışana sahip üretim alanındaki küçük işletmelerin karar vermelerinin işletme için değeri yaklaşık olarak gösterilmiştir. İşletme, karar verme kalitesini geliştirecek yeni sistem yatırımları ile ilgili çok sayıda karar tanımlamıştır. Tabloda işletmenin belirli alanların karar vermeyi geliştirmekle (maliyet düşüşü veya gelir artışı ile) elde edilecek yıllık getiriyi göstermektedir.

Karar Türleri

Organizasyondaki her bir düzey, farklı bilgi gereksinimlerine, farklı karar türleri sorumluluklarına sahiptir. Yan taraftaki şekilde yapısal, yarı yapısal ve yapısal olmayan kararlar organizasyon hiyerarşisinde gösterilmiştir.

Yapısal Olmayan Kararlar, karar vericinin problemi çözmek için değerlendirme, muhakeme etme, anlayış gibi unsurlara bağlı olarak karar vermesi gereken kararlardır. Bu kararların her biri; yeni, önemli, rutin olmayan kararlardır ve üzerinde anlaşmaya varılmış, kabul edilmiş bir prosedürü yoktur.

Yapısal Kararlar ise aksine; tekrarlanan, rutin, işlenmesi için kesin prosedürlerin olduğu yani her seferinde ve her ortaya çıkışlarında nasıl bir karar verileceği belli olan, kararlardır. Bazı kararlar ise hem yapısal hem de yapısal olmayan karar özellikleri içerir. Problemin bir parçası için geçerli bir prosedür tarafından sağlanan kesin bir yönteme sahip olan kararlar Yarı Yapısal kararlardır. Genelde yapısal kararlar işletmelerde alt seviyelerde yaygın iken, yapısal olamayan veya yarı yapısal kararlar daha üst düzeylerde yaygındır.

Üst yöneticiler, işletmenin uzun dönem planları ile ilgili olarak (5-10 yıl) hedeflerini oluşturmak, yeni bir pazarlara girmek gibi yapısal olmayan kararlar ile karşılaşırlar. “Yeni bir pazara girilmeli mi?” sorusuna cevap vermek için güncel haberler, devlet raporları, endüstrinin durumunun yanı sıra işletme performansının geniş bir özetine erişim gerekmektedir. Bununla birlikte cevap, üst yöneticilerin değerlendirmesini, muhakemesini, anlayışını katmasını gerektirir. Orta düzey yöneticiler daha çok yapısal karar senaryoları ile karşılaşırlar, ancak kararları yapısal olmayan bileşenler de içerebilir. Bir orta düzey yöneticinin kararı, ‘’siparişlerde İzmir bölgesinin son altı ayda niçin düşüş gösterdiği” ile ilgili olabilir. Bu yönetici İzmir’in sipariş hareketlerini belirlemek için işletmenin kurumsal sistemlerinden veya dağıtım yönetim sisteminden bir rapor elde edebilir. Bu, kararın yapısal kısmıdır. Fakat cevaba ulaşmadan önce bu orta düzey yöneticinin, yerel ekonomik durum veya satışlar ile ilgili olarak dış kaynaklardan yapısal olmayan bilgiler elde etmesi ve çalışanlar ile görüşmeler yapması gerekecektir.

İşlemsel yönetim ve aşağı düzey çalışanlar, daha çok yapısal kararlar verirler. Örneğin, bir montaj hattı yöneticisi, saat ücretli çalışan bir işçinin fazla mesai alıp alamayacağına karar vermek zorundadır. Eğer çalışan bir günde sekiz saatten fazla çalışmışsa, yönetici rutin olarak sekiz saatten fazlası için fazla mesai ücreti ödeme kararı verecektir. Bir satış temsilcisi genellikle kredi bilgilerini içeren işletmenin müşteri veri tabanına başvurarak müşterilere kredi vermek ile ilgili kararlar vermek zorundadır. Eğer müşteri kredi almak için işletmenin önceden belirlediği kriteri sağlıyorsa, satış temsilcisi alış verişi için müşteriye kredi sağlayabilecektir. Her iki durumda da karar son derce yapısaldır ve çoğu işletmelerde binlerce kez ortaya çıkmaktadır.

Karar Verme Süreci

Karar verme çok adımlı bir süreçtir. Simon (1960) karar vermede dört farklı aşama tanımlamıştır, bunlar; düşünme, tasarlama, seçme ve uygulama adımlarını içerir. Şekilde bu aşamalar gösterilmektedir. Anlama, işletmede meydana gelen problemleri bulma, anlama ve tanımlamadan ibarettir. Örneğin; niçin problem var? Nerede? İşletmeye olan etkileri nelerdir? Tasarım, probleme farklı çözümler tanımlama ve açıklamayı içerir. Seçim, alternatif çözümler arasından birisini seçmektir. Uygulama, seçilen alternatifin probleme uygulanması ve nasıl sonuç verdiğinin gözlenmesidir. Bu süreçlerden sonra seçilen çözüm işe yaramazsa ne olur? Şekilde gösterilen karar verme aşamalarından bir önceki aşamaya geri dönülür ve gerektiğinde bu geri dönüşler tekrarlanabilir. Örneğin; satış düşüşü ile karşılaşıldığında satış yönetimi ekibi, satış ekibini teşvik ederek satışları arttırması için daha yüksek komisyon vermeye karar verebilir. Eğer bu satış artışını sağlamazsa, yöneticinin problemin verimsiz ürün tasarımı, yetersiz müşteri desteği veya farklı çözümler gerektiren diğer nedenlerden kaynaklanıp kaynaklanmadığını araştırması gerekir.

Yöneticiler ve Gerçek Dünyada Karar Verme

Karar vermeyi desteklemek için kullanılan sistemler, yöneticilerin daha iyi karar vermelerine ve işletmenin ortalamanın üzerinde getiri sağlamasına ve yüksek karlılığına neden olur. Bununla birlikte bilgi sistemleri bir işletmedeki her türlü kararı desteklemez.

Yöneticiler işletmelerde önemli roller oynarlar. Sorumlulukları; karar vermekten, rapor yazmaya toplantılara katılmaya doğum günü partileri düzenlemeye kadar geniştir. Yönetim fonksiyonları, klasik ve çağdaş davranış modellerinin incelenmesi ile daha iyi anlaşılabilir. Yöneticilerin ne yaptığını açıklamaya çalışan klasik yönetim modeli 1920’lerin başlangıcından son yıllara kadar oldukça geniş bir şekilde sorgulandı. Henri Fayol ve öncekiler; Planlama, Örgütleme, Koordine Etme, Yürütme, Karar Verme ve Kontrol Etmeyi 5 yönetim fonksiyonu olarak tanımlamışlardır. Bu klasik yönetim faaliyetlerinin tanımları, uzun zaman ve hala yönetimde kullanılmaktadır.

Klasik model, biçimsel yönetim fonksiyonlarını açıklamakta fakat yönetimin planlama yaparken, karar verirken ve kontrol ederken neler yaptıklarını nasıl davrandıklarını açıklamamaktadır. Bundan dolayı yöneticilerin günlük faaliyetlerine davranışsal modellere göre bakmak gerekir. Davranışsal model; yönetici davranışlarının aslında klasik modele göre bilinenden daha az sistematik, az dışa vuran, çok çabuk tepki veren, çok iyi düzenlenmemiş davranışlar olduğunu belirtir. Gözlemciler, yönetim davranışlarının, klasik tanımlamadan farklı 5 özelliğe sahip olduğunu buldular. Birincisi; yöneticiler acımasız bir hızda çalışıyorlar ve gün içinde yaklaşık 600 farklı iş ile ilgilenirler. İkincisi; yönetimsel faaliyetler dağınıktır, birçok faaliyet 9 dakikadan daha az sürer, işlerin sadece %10’u bir saatten fazla sürer. Üçüncüsü; Yöneticiler, güncel, anlık, belirli bilgileri tercih ederler. Dört; daha az çaba gerektirdiği, kolay, esnek ve daha hızlı cevaplanabildiği için yazma ile değil konuşarak iletişim kurmayı tercih ederler. Beş; yöneticiler biçimsel bilgi sistemi olarak farklı ve değişik Web bağlantılarına büyük öncelik verirler.

Yönetimsel Roller, yöneticilerin organizasyon içinde yerine getirmeleri beklenen faaliyetleridir. Mintzberg, yönetimsel rolleri, kişiler arası roller, bilgilendirici roller ve karar verme roller olarak üç kategoriye indirmiştir. Kişilerarası Roller, yöneticiler, dış dünyada şirketi temsil eder ve çalışanlara ödül vermek gibi sembolik görevler yerine getirirler. Yöneticiler, bir lider, motive edici ve astlarını destekleyici olarak iş görür. Ayrıca, çeşitli organizasyonel düzeyler arasında her bir düzey içinde, yönetim ekibi üyeleri arasında bir aracı rolü görür. Bilgilendirici Roller, bilgilendirici rollerde yöneticiler, organizasyonun komuta merkezi gibi iş görür, güncel bilgileri alır ve ihtiyaç duyanlara iletir. Karar Verme Rolleri, yöneticiler karar verir. Karar verme rollerinde yöneticiler, yeni faaliyetler başlatmak için girişimci, organizasyon içindeki rahatsızlıkları çözücü, çalışanları ihtiyaç duyulan yerlere tahsis edici, çatışan gruplar arasında aracı ve çatışmaları uzlaştırıcı görevi görür.

Gerçek Dünyada Karar Verme

Bilgi sistemleri tüm yönetimsel roller için yararlı değildir. Karar vermeyi iyileştirebilecek olan bilgi sistemleri yatırımları üç temel neden olayı her zaman pozitif sonuç vermez. Bunlar; bilgi kalitesi, yönetim filtresi ve organizasyonel kültürdür. Bilgi Kalitesi; yüksek kalitede kararlar, yüksek kalitede bilgi gerektirir. Eğer bilgi sistemlerinin çıktısı kalite kriterini karşılamazsa karar verme bundan sıkıntı görecektir. Kurumsal veri tabanları ve dosyaların doğru olmaması ve eksik olması karar verme kalitesini düşürecektir. Bilgi kalitesinin boyutları aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Yönetim Filtresi; bilgi güncel, tam doğru olmasına rağmen bazı yöneticiler kötü kararlar verirler. Yöneticiler (bütün insanoğulları gibi) çevrelerindeki dünyayı anlamak için bir dizi filtre ile bilgileri alırlar. Yöneticiler, belirli tür problemlere ve çözümlere odaklanan ve önceliklerini karşılamayan bilgileri reddeden değişik önyargılara ve seçici bir dikkate sahiptiler. Örneğin; Cisco Sistem Şirketi, en gelişmiş online karar destek sistemi kullanıcılarından biridir, buna rağmen 2001 yılında 3.4 Milyar dolar kaybetmiştir. Çünkü yönetim sistemlerden doğru olarak elde edilen bilgiyi yanlış yorumlamıştır. Organizasyonel Durgunluk ve Politikalar, organizasyonlar sınırlı yeteneklere ve yeterliliklere sahip bürokrasilerdir. Çevrede değişimler olduğu zaman işletmeler hayatta kalabilmek için yeni iş modellerine uymak zorundadır. Organizasyon içinde önemli değişikliklere karşı güçlü bir direnç vardır.

Karar Destek Sistemleri

Organizasyonun değişik düzeylerde ve türlerde karar vermesini destekleyen 4 sistem vardır.

1- Yönetim Bilgi Sistemleri, yapısal ve yarı yapısal karar problemlerine çözüm sağlamak için işlemsel düzey ve orta düzey yöneticilere düzenli rapor ve özet bilgi sağlar. 2- Karar Destek Sistemleri, yarı yapısal karar durumları ile yüzleşen orta düzey yöneticiler için çok büyük miktarlarda verileri analiz etmek için araçlar ve analitik modeller sağlar. 3- Üst Yönetim Bilgi Sistemleri, üst yöneticilere dış bilgilere dayalı yapısal olmayan kararlar vermek ve üst düzeyde bir işletme performansı özet bilgisi sağlayan sistemlerdir. 4- Grup Karar Destek Sistemleri, bir grup olarak karar vermeyi destekleyen sistemlerdir.

Yönetim Bilgi Sistemleri-Karar Destek Sistemleri Farkları

Yönetim Bilgi Sistemleri, yöneticilere işletmenin performansı ile ilgili bilgi sağlamakla, işletmenin kontrolü ve izlenmesine yardımcı olur. Yönetim Bilgi Sistemleri genellikle, veri işleme sisteminden elde edilen verilere dayalı olarak sabit, düzenli, planlanmış raporlar sağlar. Bazen Yönetim Bilgi Sistemleri raporları, satışların belirli bir bölgede beklenenden daha düşük olması veya yüksek ağız-diş bakım harcamalarına sahip çalışanlar gibi sadece istisnai durumlardaki raporlardır. Bugün bu raporların büyük bir çoğunluğu ağ üzerinden alınabilir ve birçok rapor istek üzerine çıkartılabilir.

Yönetim Bilgi sistemleri yapısal problemlere yönelik iken, Karar Destek Sistemleri yarı yapısal veya yapısal olmayan problemlere yöneliktir. Önceki Karar Destek Sistemleri daha çok “eğer olsaydı” (what if) modelini ve diğer analiz türlerini kullanan model tabanlı sistemlerdi. Analiz yetenekleri, kullanımı kolay iyi bir kullanıcı arayüz ile birleştirilen güçlü bir model veya teoriye dayanmaktaydı. Bazı çağdaş Karar Destek Sistemleri, büyük miktarlardaki verileri analiz etmek için veri madenciliği, online analitik işleme (OLAP) ve makine öğrenmesi kullanır ve veri odaklıdır. İşletme zekası uygulamaları veri odaklı karar destek sistemleri örneğidir. Veri odaklı karar destek sistemi büyük miktarlardaki verilerde saklı bulunan yararlı bilgileri kullanıcılar için ortaya çıkarmasıyla karar vermeyi destekler.

Karar Destek Sistemleri Bileşenleri

Şekilde karar destek sistemlerinin bileşenleri gösterilmiştir. Karar destek sistemleri sorgulama ve analiz için bir veritabanı ile veri madenciliği ve modellemeler için bir yazılım, bir takım analitik araçlar ve bir kullanıcı arayüzü içerir.

Karar Destek Sistemleri

Karar Destek Sistemi Veritabanı; birçok uygulamadan elde edilen güncel ve geçmiş verilerin yer aldığı bilgi deposudur. Bu veri tabanı, indirilen ve birleştirilen dış verilerden, veri yığınlarından oluşan, bilgisayarlar üzerinde kalabilecek kadar küçük olabilir. Alternatif olarak karar destek sistemleri veri tabanları, Web işlemlerinden elde edilen veriler veya kurumsal veri işleme sistemlerinden elde edilen ve sürekli güncellenen veri ambarları da olabilir. Karar destek sistemlerindeki veriler, genellikle kritik operasyonel sistemler ile ilişkilendirilmediği için veri tabanının kopyası veya bir özetidir. Karar destek sistemleri kullanıcı arayüzü kullanıcıların sistem ile karar destek sistemi araçlarının kolay etkileşimine izin verir. Bugünün karar destek sistemlerinin çoğu kullanım kolaylığı, etkileşimlilik ve grafik görüntü avantajları sağlaması için Web arayüzüne sahiptiler.

Karar Destek Sistemleri Yazılımı, verilerin analiz edilmesi için yazılım araçları içerir. Bu yazılımlar online analitik veri işleme (OLAP) araçları, veri madenciliği veya karar destek sistemleri kullanıcılarının kolaylıkla kullanabilecekleri matematiksel ve analitik modeller içerebilir. Bir Model; bir duruma ait ilişkilerin veya bileşenlerin özet olarak gösterilmesidir. Bir model, bir uçak modeli gibi fiziksel, bir eşitlik gibi matematiksel veya bir sürecin veya siparişin ifade edilmesi gibi sözlü olabilir. İstatistiksel modelleme, yaşlara, gelire veya diğer faktörler ile ürün satışları arasındaki ilişki gibi ilişkiler kurulmasına yardım eder. Optimizasyon modelleri, maliyet veya zaman gibi belirli faktörlerin minimizasyonu veya maksimizasyonu için kaynakların tahsis edilmesini sağlar. Maksimizasyon modellerinin klasik bir kullanımı, getiriyi maksimize etmek için belirli bir pazarda satılacak uygun ürünlerin belirlenmesidir.

Tahmin modelleri genellikle satışların tahmin edilmesi için kullanılır. Bu modelin kullanıcıları gelecekteki durumları planlamak için bir dizi geçmiş veri sağlamalıdır. Karar verici, satışları etkileyebilecek gelecekteki durumları belirlemek için hammadde maliyetlerindeki bir artış veya yeni bir girişimcinin pazara girmesi veya pazardaki düşük fiyatlı rakipler gibi gelecekteki durumları değerlendirmelidir. Duyarlılık analizi modelleri, bir veya daha fazla faktördeki değişimin sonuca olan etkisini belirlemek için sürekli olarak “eğer olsaydı” (what if) sorusunu sorar. Bilinen veya varsayılan bir durumdan ileri doğru işleyen eğer-olsaydı (what if) analizi kullanıcılara, sonucu daha iyi tahmin edebilmek ve sonucu test etmek için belirli değerleri değiştirme imkanı verir. Örneğin; ürün fiyatı %5 arttırıldığında veya reklam bütçesi 100.000 lira arttırıldığında ne olur? Ürün fiyatı ve reklam bütçesi aynı kalırsa ne olur? Gibi gelecekteki durumları test etmek için duyarlılık analizi yapılabilir.

Karar Destek Sistemlerinin İşletme Değeri

Karar destek sistemleri, işletme içi ve dışı iş süreçlerini tam olarak koordine etmek için işletmelerin karar vermesine imkan veren, ayrıntılı bilgileri sağlayan güçlü ve gelişmiş bir yapıdadır. Bu karar destek sistemlerinden bazıları, müşteri ilişkileri yönetim sisteminde, tedarik zinciri yönetim sisteminde, tedarik zinciri planlamasında işletmelere yardım eder. Bu sistemler, hem müşteri hem de çalışanlara karar destek araçları sağlamak için Web etkileşimine de imkan verebilir.

Web-Tabanlı Müşteri Karar Destek Sistemleri

E-ticaretin gelişmesi işletmeleri, müşterilerin ürünleri ve hizmetleri seçmelerine, etkileşimlerine, kişiselleştirmeye, Web bilgi kaynakları ve imkanlarını kullanmalarına izin veren bir Karar Destek Sistemi geliştirmeleri için cesaretlendirdi. İnsanlar artık alışveriş kararı verirken, satış elemanı ile irtibat kurmadan önce Web’den çok farklı kaynaklardan bilgiler elde ediyorlar. Örneğin; neredeyse tüm araba satan şirketler müşterilerin Web üzerinden arzu ettikleri arabayı yapılandırmalarına izin veren müşteri karar destek sistemleri kullanmaktadırlar. Müşteri Karar Destek Sistemleri, var olan veya potansiyel bir müşterinin karar verme sürecini destekler. Bir ürün veya hizmeti satın almayı düşünen kişi, karar vermesine yardımcı olmak için ihtiyaç duyduğu bilgiyi bulmasına yardım edecek internet araştırması, akıllı ajanlar, online kataloglar, tartışma grupları, e-posta ve diğer araçları kullanabilir. Şirketler, kullanıcıların alternatifleri değerlendirmeleri için tüm bilgileri, modelleri ve diğer analitik araçları içeren özel müşteri Web siteleri geliştirmişlerdir. Web tabanlı karar destek sistemleri, birçok insanın değerli varlıklarını ve emeklilik birikimlerini yönetmeye çalıştıkları için finansal hizmetlerde oldukça popüler olmaya başlamıştır. Örneğin, RiskMetrics Grup tarafından çalıştırılan RiskGrades.com sitesi, kullanıcılarına sahip oldukları hisse senedi, tahvil değerlerini girmelerine ve belirli şartlar altında getirilerini görmelerine izin verir.

Üst Yönetim Destek Sistemleri

Üst Yönetim Destek Sistemleri, üst düzey yöneticilerin bilgi ihtiyaçlarına odaklanmasıyla yarı yapısal veya yapısal olmayan problemlerde yöneticilere yardımcı olur. Üst yönetim destek sistemleri dış ve iç kaynaklardan bilgi veri toplamakla, rakipleri izlemek, fırsatları görmek ve trendler hakkında tahminde bulunmak, organizasyonel performansı değerlendirebilmek için üst yöneticilere yardım eder.

İşletmede Üst Yönetim Destek Sistemlerinin Rolü

Üst yönetim destek sistemleri kullanımı, üst ve alt düzeylerin aynı verileri aynı şekilde görebilmelerinden dolayı organizasyon seviyeleri arasında geçişler yapar. Üst yönetim destek sistemleri ayrıntıya inebilir. Detaya inme özelliği, sadece üst yönetim için değil aynı zamanda veri analizine ihtiyaç duyan alt düzey bir çalışan için de yararlıdır. Büyük veri tabanlarını analiz etmek için kullanılan online analitik işleme, bu özelliği sağlar. Üst yönetim destek sistemlerinin en büyük sıkıntısı, üst yöneticinin işletme çapında bir bakış açısı ile organizasyonel performansı görmek için, çok farklı amaçlar için tasarlanmış olan sistemlerden elde edilen verileri bütünleştirmektir. Bugünün kurumsal sistemleri yöneticilere, işletme çapında zamanlı, kapsamlı ve doğru bilgi sağlayabilir.

Üst yöneticiler, çok fazla dış veriye ihtiyaç duyarlar, borsa bilgileri, rakiplerin durumu, endüstri trendleri, hatta düşünülen yasal düzenlemeler bile üst yönetimin ilgilendiği konulardır. Üst yönetim destek sistemlerinin yardımıyla birçok yönetici, finansal pazar veri tabanına, ekonomik bilgilere, haber servislerine ulaşabilir. Çağdaş bir üst yönetim destek sistemi, modelleme ve analiz araçları içerir. Küçük bir deneyimle birçok yönetici, grafik karşılaştırma, zaman, bölge, ürün, fiyat aralığı gibi boyutları şekil ve grafik üzerinde görebilir. Üst yönetim destek sistemi ayrıca dış çevreden bazı taramaları yapabilme özelliğine sahip olmalıdır. Stratejik düzeyde, yöneticilerin ihtiyaç duyduğu önemli bir bilgi, organizasyonel çevredeki bir tehdit veya fırsatı belirten bir işareti gösterebilir. Üst yönetim karar destek sistemleri hem iç hem de dış bilgi kaynakları organizasyon çevresi araştırması için kullanılabilecek şekilde tasarlanmalıdır.

Üst yönetim destek sisteminin değerinin çoğu, analiz, karşılaştırma ve trendleri izleme özelliğinde ve esnekliğindedir. Grafiklerin kolay kullanımı, kullanıcılarına kısa bir sürede kağıt tabanlı sistemlerin sağladığından daha çok iyi bir görüş ve anlayış sağlar. Üst yönetim, dış çevredeki değişimlere karşı işletme performansını ölçmek ve tüm işletmenin temel performans göstergelerini izlemek için üst yönetim karar destek sistemlerini kullanmaktadırlar. Verinin güncel ve kullanılabilir olması, yapılması gereken bir işin geçmişte olduğundan daha erken tanımlanmasını ve yerine getirilmesini netice verecektir. Problemler, zarar vermeye başlamadan önce belirlenebilir, fırsatlar daha önceden fark edilebilir. Böylece bu sistemler, işletmelerin “hisset ve tepki ver” stratejisine yönelmesine yardım edebilir.

İyi tasarlanmış bir üst yönetim karar destek sistemi yönetim performansını önemli ölçüde geliştirir ve üst yönetimin kontrol alanını arttırır. Böyle çok fazla verilere hızlı erişim, üst yöneticilere kendilerine rapor veren alt düzeydeki birimlerin faaliyetlerini gözlemleme imkanı sağlar. Bu izleme imkanı, karar vermenin dağıtılması ve daha alt düzeylerde de karar verilebilmesini sağlar. Üst yönetim, işler iyi gittiği sürece karar vermenin organizasyonun alt düzeylerinde meydana gelmesinde isteklidirler. Fakat aynı zamanda üst yönetim destek sistemleri, üst yönetimin alt kademelerin performanslarını gözlemlemeye ve değişen koşullara uygun hareket tarzı belirlemeye imkan sağlayan, yönetimin merkezileşmesine neden olabilecek, kurumsal genişlikte verilere dayanır.

Grup Karar Destek Sistemleri

Birçok iş günümüzde grup kararı ile yapılmaktadır. Bu nedenle bir grubun karar almasına yardım etmek üzere bilgi sağlayan sistemler grup karar destek sistemleridir. Bir Grup Karar Destek Sistemi; bir grup karar vericinin birlikte bir grup olarak çalışmasıyla yapısal olmayan problemlere, bilgisayar tabanlı sistemler kullanarak çözüm bulmasını sağlayan interaktif bir sistemdir. İşbirliği araçları ve Web tabanlı konferansların, bazı grup karar süreçlerini desteklediği bilinmektedir. Ancak bunlar sadece iletişime odaklanmıştır. Oysa Grup Karar Destek Sistemleri grup karar verme süreci için teknoloji ve araçlar sağlar, toplantıların etkinliği ve kalitesini sağlama üzerine odaklanır. Grup olarak karar vermede temel problemler karar verme toplantılarının artması, toplantıların uzaması ve katılımcıların artmasıdır. Tahmini olarak yöneticiler zamanlarının %35 ila %70’lerini toplantılarda harcamaktadırlar.

Grup Karar Destek Sistemleri; planlama, organizasyon, fikirleri değerlendirme, öncelikleri belirleme ve işletmedeki diğer kişilere toplantıda olanları dokümanlama imkanı sağlayarak toplantıları daha verimli üretken hale getirir. Grup Karar Destek Sistemleri 3 temel elemana sahiptir; Donanım, Yazılım Araçları ve İnsanlar. Donanım, grup toplantısının yapılacağı oda, masa, sandalye yanı sıra bazı elektronik donanım, ekran, ağ, bilgisayarlar ve ses düzeni gibi araçları ifade eder. Grup Karar Destek Sistemleri Yazılım Araçları ise aynı salonda oturuma katılanların ve aynı zamanda farklı yerlerden ağ yardımıyla toplantıya katılan katılımcıların kullanmaları için geliştirilmiş çeşitli yazılımlardır. Bu Grup Karar Destek Sistemleri yazılımların bazı özelliklere sahip olması gerekir.

• Elektronik soru kağıdı (Anket); temel konuların göz ardı edilmemesi için toplantı öncesinde katılımcılara yardımcı olur. • Elektronik beyin fırtınası araçları; kişilerin toplantı konuları üzerinde eş zamanlı ve ortak bir katkıda bulunmalarına olanak verir. • Fikir organize eden araçlar; beyin fırtınası süresince geliştirilen fikirlerin birleştirilmesini, bütünleştirilmesini düzenlemeye yardım eder. • Anket ve soru hazırlama araçları; önceliklerin belirlenmesinden önce ve belirlenmesi süresince bilgilerin toplanması için grup liderlerine destek sağlar. • Oylama ve öncelik belirleme araçları; oylamayı veya öncelikleri belirlemek için basit oylama metotlarından, ağırlıklandırarak sıralama tekniklerine kadar çeşitli metotlar içerir. • Paydaşların tanımlanması ve analiz araçları; paydaşların tanımlanması ve önerilen projeler üzerinde paydaşların potansiyel etkilerinin değerlendirilmesi ve önerilerin organizasyon üzerine olan etkilerini değerlendirmek için yapısal yaklaşımlar kullanır. • Politika oluşturma araçları; politika ifadelerinin üslubu üzerinde anlaşma sağlamak için yapısal destek sağlar. • Grup sözlükleri; projedeki ifade ve sözcüklerin tanımlarını içerir. Grup Karar Destek Sistemlerinin üçüncü bileşeni olan insanlar ise sadece grup kararına katılanları değil, aynı zamanda donanım ve yazılım, destek ürünleri, fiziki alan sorumlularını da ifade eder.

Grup Karar Destek Sistemi Toplantısına Genel Bir Bakış

Her bir Grup Karar Destek Sistemi elektronik toplantısında her kullanıcı bir iş istasyonu bilgisayara (workstation) sahiptir. Bu iş makineleri, bir ağa ve diğer katılımcılarının bilgisayarlarına ve toplantı dosya sunucusuna bağlıdır. Toplantıya katılan katılımcıların gönderdikleri bütün veriler bu sunucuda toplanır ve saklanır. Çoğu elektronik toplantı odaları, oturma koltukları yarım daire veya çok sayıda katılımcının yerleşebileceği şekilde basamaklı şekilde düzenlenir. Fiziksel ortam sağlayıcıları toplantı süresince araçların kullanımlarını kontrol eder. Katılımcılar, kendi masaüstü bilgisayarlarında tam bir kontrole sahiptirler. Toplantı süresince tüm girdiler dosya sunucusunda saklanır ve katılımcıların çalışmaları gizli tutulur. Toplantı sona erdiğinde toplantının tüm kayıtları (hem materyaller hem de sonuçlar) katılımcılara açılır ve erişim isteyen diğer kişilere de izin verilebilir. Şekilde olağan bir elektronik toplantı faaliyetleri dizisi ve kullanılan araçları gösterilmiştir.

Klasik karar verme toplantılarındaki kişilerin sayısı Grup Karar Destek Sistemi desteği olmaksızın en uygunu 3-5 kişidir. Bu sayının üzerinde kişi ile toplantı kesintiye uğrar bir şey çıkmaz. Çalışmalar; Grup Karar Destek Sistemi yazılımı kullanıldığında, katılımcıların sayısının artmasının verimliliği arttırdığını göstermektedir. Bunun bir nedeni; katılımcılar aynı toplantıda birden fazla görüş bildirerek katkıda bulunması ve toplantı zamanını etkin kullanmalarıdır. Grup Karar Destek Sistemi katılımcıların isimlerini belirtmeden görüş bildirmelerine imkan vererek daha fazla bir işbirliği atmosferi içinde olmalarına katkı sağlar. Katılımcılar, kişisel olarak eleştirilecekleri korkusu olmaksızın veya katkıda bulunan katılımcının kimliği nedeniyle fikirlerinin reddedilme ihtimali olmaksızın katkıda bulunabilirler. Grup Karar Destek Sistemi yazılım araçları; fikirlerin organize edilmesi ve değerlendirilmesi, toplantı sonrası katılımcı olmayanların ihtiyaç duydukları bilgilere erişmeleri ve toplantı sonuçlarının saklanması için yapısal metotlar kullanır. Bir kişinin göremediğini bir başkası fark edebilir. Bir kişinin fikri başka fikirlere kapı açabilir. Bu da yeni görüşler ve beyin fırtınası oluşturarak toplantının verimli geçmesini sağlar. Bir grup tarafından bir sitede toplantının belgelerinin açıklanması bir diğer toplantının giriş bilgileri olarak kullanılabilir.

Eğer düzgün tasarlanır ve desteklenirse grup karar destek toplantıları çok sayıda fikrin üretilmesine ve arzu edilen sonuçları elde etmek için kararların kaliteli olmasına neden olabilir. Bir grup karar destek sistemi neredeyse sonsuz bir şekilde yapılandırılabilir. Elektronik toplantı teknolojisinin yapısı toplantı sürecini ve çıktısını etkileyen çok sayıda faktörlerden sadece birisidir. Grup toplantılarının sonucu, gruba sunulan problem, fiziki imkanların etkinliği, organizasyon kültürü ve çevre, planlama kalitesi, katılımcıların şbirliği, toplantı türüne uygun araçların seçilmesine ve karar problemlerinin neler olduğu bağlamında grup kompozisyonuna bağlıdır.