13. Bölüm - Bilişim Sistemleri Proje Yönetimi

Dijital çağda işletmelerin rekabet avantajı kazanabilmesinin en önemli faktörlerinden biri, bilişim sistemlerinin etkin bir şekilde kullanılabilmesidir. Ancak işletmeler bilişim sistemlerine yatırım yaparken bekledikleri faydayı tam olarak elde edebilmeleri iyi bir proje yönetimine bağlıdır. Her ne kadar proje yönetimine yönelik geleneksel birçok yaklaşım geliştirilse de, bilişim sistemleri projeleri doğası gereği farklıklar göstermektedir. Bu farklılıklara teknik ve sosyo-teknik açıdan yaklaşan uluslararası kuruluşların getirdiği standartlar ve rehberler bilişim sistemleri projelerinin yüksek başarımla yönetilebilmesini mümkün kılmıştır. Bu derste IEEE, ISO, IEC gibi kurumların sistem ve yazılım projeleri yönetimine yönelik geliştirdikleri standartlar ve rehberler ile sentezi yapılarak bilişim sistemleri proje yönetimi konusu ele alınmıştır.

Proje Nedir

Proje, en yalın hâli ile özgün bir sonuca, ürüne veya hizmete ulaşmak için belirli bir zaman diliminde gösterilen veya üstlenilen çaba olarak tanımlanabilir. Diğer bir ifade ile sonuç, çıktı veya fayda olarak tanımlanan planlı hedeflerin gerçekleştirilmesi için gösterilen ve belirli bir süresi olan özgün çabaya “proje“ denir. Kısacası bu bölümde proje kavramı belirli işletme hedeflerine ulaşmak için belirli bir zaman içerisinde yürütülmesi planlanmış etkinlikler dizisi olarak kullanılacaktır. Bu tanımlardan yola çıkarak projenin bir başlangıç ve bitiş zamanının olması gerektiği ve bittiği zaman hedeflenen ürün/hizmetin sonlandırıldığı veya bir sonuca varıldığı söylenebilir. Bu yaklaşımla projelerin birbirinden farklılık gösterdikleri, kısaca her bir projenin kendine özgünlüğü olduğu söylenebilir. Bir proje sayesinde bir ürünün veya hizmetin bir parçası veya tek başına bir ürün oluşturulabilirken bir hizmet veya süreç de elde edilebilir. Burada bahsedilen ürün, aynı zamanda bilimsel çalışmalarda veya okul ödevlerinde olduğu gibi projeler sayesinde elde edilen bilgi, diğer bir ifade ile sonuç ya da rapor olarak da düşünülebilir.

Sembolik Yapay Zeka

Simon’ın sembolik yaklaşımından sonraki yıllarda mantık temelli çalışmalar egemen olmuş ve programların başarımlarını göstermek için bir takım yapay sorunlar ve dünyalar kullanılmıştır. Daha sonraları bu sorunlar gerçek yaşamı hiçbir şekilde temsil etmeyen oyuncak dünyalar olmakla suçlanmış ve yapay zekânın yalnızca bu alanlarda başarılı olabileceği ve gerçek yaşamdaki sorunların çözümüne ölçeklenemeyeceği ileri sürülmüştür. Geliştirilen programların gerçek sorunlarla karşılaşıldığında çok kötü bir başarım göstermesinin ardındaki temel neden, bu programların yalnızca sentaktik süreçleri benzeşimlendirerek anlam çıkarma, bağlantı kurma ve fikir yürütme gibi süreçler konusunda başarısız olmasıydı. Bu dönemin en ünlü programlarından Weizenbaum tarafından geliştirilen Eliza, karşısındaki ile sohbet edebiliyor gibi görünmesine karşın, yalnızca karşısındaki insanın cümleleri üzerinde bazı işlemler yapıyordu. İlk makine çevirisi çalışmaları sırasında benzeri yaklaşımlar kullanılıp çok gülünç çevirilerle karşılaşılınca bu çalışmaların desteklenmesi durdurulmuştu. Bu yetersizlikler aslında insan beynindeki semantik süreçlerin yeterince incelenmemesinden kaynaklanmaktaydı.

Her bir proje, kendine özgün olmakla birlikte, projelerin ortak özellikleri veya nitelikleri de bulunmaktadır. Bu niteliklerden bazıları kapsam, zaman, maliyet, kalite ve risk olarak ele alınabilir. Projenin temel bileşenleri; en üst noktada zaman, kapsam ve bütçedir. Belirli bir faaliyet alanında bir projenin planlanan zamanda, bütçede, kapsamda ve bunların birleşimi olarak kabul edilen kalitede tamamlanması o projenin başarı göstergesi olarak düşünülebilir. Bunların yanında projenin gerekçesi, gereksinimleri, kalite göstergeleri, kaynaklar, proje planı, proje çalışanları, projeyi etkileyebilecek durumlar, kontrol, izleme, proje paydaşları, iletişim ve koordinasyon, proje kabulü, performans ölçümleri vs. gibi birçok bileşenden bahsedilebilir. Bu kadar bileşen ve niteliğin doğru ve etkin bir şekilde bir araya getirilmesi ve projenin tüm bu ve diğer nitelikleri ile birlikte yürütülebilmesi için belirli süreçler ve aşamaların uygulanması gerekmektedir. Bu amaç doğrultusunda günümüzde çok yaygın kullanılan ve Proje Yönetimi Enstitüsü (Project Management Institute- PIM) tarafından geliştirilen Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (PMBOK® - Project Management Body of Knowledge) yayımlanmıştır. PMBOK, proje yönetimi için standart terminolojiler ve rehberlik sunmaktadır. PMI üyelerinin katkıları ile geliştirilen PMBOK®’un 5. baskısı 2013 yılında yayımlanmıştır. En genel ifade ile PMBOK rehberi, hedef kitlesi çok geniş olan projeleri bilgi alanlarına ayırarak yönetmeyi amaçlayan bir rehberdir. Örneğin konferans düzenlemek, organizasyon yapmak, ürün üretmek, sistem geliştirmek, bina inşa etmek de birer proje olarak görülüp bu rehber kullanılarak yönetilebilir.

Bilişim sistemleri projelerinin de yönetimi bu çerçevede değerlendirilebilir. Bilişim projelerinde proje yönetiminin önemi projelerinin başarı durumları incelendiğinde daha da açıklık kazanır. Örneğin ABD’de bilişim projelerinin sadece %16’sının hedeflenen zaman ve bütçede tamamlandığı görülmektedir. Diğer taraftan projelerin yarıdan fazlasında planlananın iki katına yakın bütçe ve iki katından daha fazla zaman harcandığı görülmektedir. Bu ve benzeri veriler, aynı zamanda yazılım yoğun projelerde de geçerlidir. Ayrıca Moore Yasası ve Kitlesel Dijital Depolama Yasası gibi yaklaşımlarda da belirtildiği gibi teknolojinin hızlı ilerlemesi, yeni ihtiyaçların ortaya çıkması ve bilişim projelerinin sürekli olarak yenilenme ihtiyacı, bilişim sistemleri projelerinin yönetiminin önemini artırmaktadır.

Proje Yönetimi Nedir?

Proje yönetimi en genel yaklaşımla, bir projenin tamamlanması veya gereksinimlerinin yerine getirilmesi için süreçlerin, metotların, bilginin, becerilerin, araçların, tekniklerin ve deneyimlerin kullanılması ve uygulanması olarak tanımlanabilir. Bir işletme, belirli bir projeyi hayata geçirmek için iş gücüne, zamana, bütçeye, gerekli olan aktivitelere, diğer kaynaklara ve bunları bir araya getirebilmek için proje yönetimine ihtiyaç duyar. Proje yönetiminin ana odak noktası farklı işlerin ve bu işlere ait iş paketlerinin yönetimidir. Proje yönetimi; projenin ölçeği, önemi, karmaşıklığı gibi faktörlere bağlı olarak gerçekleştirilir. Proje yönetimine ihtiyaç duyulmasının sebeplerinden biri, hem proje sponsorları ve müşterilerinin hem de çalışanlarının kısacası tüm paydaşların maliyetini azaltmak ve elde edilen faydayı yükseltmektir. Böylece kaynakların etkin ve verimli kullanılması, böylece beklenen faydanın elde edilmesi amaçlanmaktadır. Bunlara ek olarak projeler, hem zaman hem de bütçe kısıtları ile karşı karşıya oldukları için de proje yönetimi gereklidir. Her ne kadar iyi yönetilmiş bir proje başarıyı garanti etmese de kötü yönetilmiş bir proje başarısızlığı garanti etmektedir.

Bilişim Sistemleri Proje Yönetimi İle İlgili Kuruluşlar ve Standartlar

Hayatın birçok alanında sahip olmak istediğimiz ürünlerin belirli standartlara uymasını bekleriz. Hatta evimize bir eşya alırken birtakım belgelerinin olup olmadığına bakarız. Çünkü standartlar, bizlere en iyi ürünü veya sonucu elde etmek için üzerinde bir ortak akıl oluşturur; tekrar edilebilir kurallar veya rehberler sunar. Bilişim teknolojileri alanında da diğer sektörlerde olduğu gibi birtakım standartlar ve rehberler geliştirilmiştir. Bilişim sistemleri proje yönetimi için çalışan IEEE, ISO, IEC ve CMMI Institute gibi önemli kuruluşlar çeşitli konularda standartlar ve kılavuzlar yayınlamışlardır. Bu başlık altında bu kurumlar/kuruluşlar ve geliştirdikleri kaynaklar ele alınacaktır.

Kuruluşlar: IEEE IEEE (The Institute of Electrical and Electronics Engineers- Elektrik ve Elektronik Mühendisleri Enstitüsü), 1800’lü yılların sonuna doğru temelleri atılan ve kâr amacı gütmeyen teknik bir organizasyondur. Birçok teknik konuda standart ve rehberleri olduğu gibi sistem ve yazılım projeleri yönetimi ile ilgili standartlar da geliştirmişlerdir. ISO ISO (International Organization for Standardization - Uluslararası Standartlar Örgütü); kalite, etkinlik ve güvenliğin sağlanması için dünya çapında 165 ülke ile iş birliği içerisinde tüm konularda standartlar geliştiren uluslararası bağımsız bir kuruluştur. 20.000’e yakın standart geliştiren bu kurum, ayrıca sistem ve yazılım konularında da standartlar ve rehberler geliştirmektedir.

IEC IEC (International Electrotechnical Commission- Uluslararası Elektroteknik Komisyonu); 1900’lü yılların başında kurulmuş elektrik, elektronik ve ilişkili teknolojilere yönelik standartlar geliştiren uluslararası bir kurumdur. PMI PMI (Project Management Institute – Proje Yönetim Enstitüsü) ISO ve IEEE gibi kâr amacı gütmeyen; küresel iş birliği, eğitim ve araştırmalara odaklanmış bir kuruluştur. Özellikle proje yönetiminde olgunluk seviyesini ve örgüt başarımını artırıcı faaliyetleri amaçlamaktadır. Bunun için standartlar, araştırma, sertifika, kaynak ve araç sağlamayı hedeflemiştir. CMMI Institute CMMI, enstitüsü organizasyonlara süreç ve insan kaynaklarına yönelik destek sağlayan bir kuruluştur. Özellikle yazılım geliştiren kuruluşlar için hangi aktivitelerin yerine getirilmesi ile ilgili modeller sunmaktadır.