4. Bölüm - Zaman Yönetimi Tablosu

Bir günün en etkili ve en verimli şekilde nasıl geçirilebileceğini organize edebilmek için zaman yönetiminde, “zaman yönetimi matrisi” olarak da bilinen öncelik belirleme tablosundan yararlanılabilir.

1- «Hem acil hem de önemli olan» işleri temsil eder. 1. karede zaman geçirmemiz gereklidir. Burası işleri idare ettiğimiz, ürettiğimiz, deneyim ve yargı yeteneğimizi bir çok ihtiyaca ve engele karşılık vermek için devreye soktuğumuz yerdir. Ancak bir yandan da bir çok önemli etkinlik, sürüncemede bırakıldığından ya da yeterince önlem almadığımız ve planlama yapmadığımız için aciliyet kazanır.

2- Önemli ama acil olmayan etkinlikleri içerir. Burası kalite karesidir. Uzun vadeli planlarımızı yaptığımız sorunları önceden görüp önlemeye alıştığımız, başkalarına güç aşıladığımız, okuyarak sürekli mesleki gelişim yoluyla zihnimizin ufkunu genişletip becerilerimizi arttırdığımız alan burasıdır. Bu kareyi ihmal etmek veya tüm zamanlarını bu karede harcamak tehlikeli sonuçlara yol açabilir.

3- Bu karede acil ama önemsiz şeyleri içerir. Burası yanıltma karesidir. Acil durumların tozu dumanı, bir önem yanılsaması yaratır. Oysa asıl etkinlikler, eğer önem taşıyorlarsa yalnızca başka birisi için önemli olan şeylerdir. Birçok telefon, internet gezintisi, beklenmedik misafir bu alana girer. 3. karede harcadığımız zaman başkalarının öncelik ve beklentilerine karşılık vermek için bir sürü zaman harcayarak yanılsama yaparak kendimizi 1. karede hissetmemizi sağlar.

4- «Aciliyeti de önemi de olmayan» şeyleri içerir. Daha öncede çok kere bahsettiğimiz zaman tuzakları bu karede yer alır. Aslında 1. kare ve 3. karedeki yoğunluklar bizi 4. kareye itebilir. Bir nevi sığınma yeri olarak görülen bu kare hem kendimizi hem zamanımızı israf ederek.

DÜŞÜK DEĞERLİ 10 ETKİNLİK

Başkalarının yapmamızı istediği şeyler. Her zaman aynı şekilde yapılan şeyler. Yapmakta olağandışı olamadığımız şeyler. Yapmaktan hoşlanmadığımız şeyler. Her zaman kesintiye uğrayan şeyler. Başka zaman çok az kişinin ilgilendiği şeyler. Şimdiden, başlangıçta beklediğiniz iki katı zaman almış şeyler. Birlikte çalıştığınız kişilerin güvenilmez ya da kalitesiz olduğu işler. Öngörülebilir bir döngüsü olan şeyler. Telefon ve mail cevaplamak.

YÜKSEK DEĞERLİ 10 ETKİNLİK

Yaşamdaki genel amacımıza hizmet eden şeyler. Her zaman yapmak istemiş olduğumuz şeyler. Zamanın sonuçlarla ilişkide olduğu şeyler. Gerek duyulan zamanı azaltmayı ve/veya sonuçların kalitesini yükseltmeyi vaat eden şeyleri yapmanın yenilikçi yolları. Başkalarının size yapılamayacağını söylediği şeyler. Diğer insanların başka bir alanda başarıyla yapmış oldukları şeyler. Kendi yaratıcılığınız işe yaradığı şeyler. Kaliteli iş arkadaşları ile yapılan herhangi bir şey. Ya şimdi yapılması gereken ya da hiç yapılamayacak olan şeyler. Son olarak 10. Yüksek değerli etkinliklere zaman harcayabilmek için düşük değerli etkinliklerden vazgeçmek.